Planos de Ação dentro do PDCA
O Plano de Ação é um documento confeccionado com base no planejamento antecipado do que pretendemos fazer para atingirmos determinados resultados ou resolvermos determinados problemas.
Introdução
Nos processos de melhoria da qualidade, dentro dos ciclos de PDCA, temos a fase de planejamento. Antes de qualquer ação, precisamos planejar, afinal, quando agimos de forma reativa, ou seja, sem planejar, estamos agindo por impulso e não de forma racional. Conceitualmente, planejar significa elaborar e organizar um roteiro; programar ações e tarefas, planos, plantas, enfim, projetar algo. Um plano de ação é um roteiro de execução, pensado antecipadamente para estruturar e encadear as ações com a finalidade de atender um determinado objetivo. O PDCA deve "girar" para que haja melhoria contínua da qualidade. A fase inicial de um PDCA é o planejamento, e no final do PDCA temos o “input" para o início do próximo ciclo de PDCA. Então planejamos, executamos, coletamos dados, agimos e usamos os dados coletados para fazer o próximo planejamento. E assim sucessivamente.
Dentro dos processos de melhoria de qualidade, utilizamos os planos de ação para planejar as atividades que serão executadas, tanto para melhorar a qualidade, bem como no próprio processo de auditoria. Os processos de melhoria da qualidade podem incluir diversas técnicas e ferramentas, o próprio Plano de Ação, o Brainstorm para a coleta de sugestões e amadurecimento de idéias, ferramentas de auditoria e de confecção de Cronogramas comumente utilizadas em projetos, com gestão de recursos, atividades, Gráficos de Gantt, etc. Para situarmos o Plano de Ação dentro do PDC, primeiro vamos desdobrar tais conceitos:
PDCA
Sigla que corresponde às palavras Plan, Do, Check, Act, que correspondem respectivamente às palavras Planejar, Fazer, Checar e Agir. Consiste numa técnica de melhoria contínua da qualidade, de quatro fases, onde o próprio PDCA trata-se de um ciclo, que deve repetir-se continuamente. O resultado esperado é que a cada PDCA, a qualidade e o sentido de organização melhore paulatinamente.
Plano de Ação
Documento confeccionado com base no planejamento antecipado do que pretendemos fazer para atingirmos determinados resultados ou resolvermos determinados problemas.
Brainstorm
Técnica de discussão em grupo que se vale da contribuição espontânea de idéias por parte de todos os participantes, no intuito de resolver algum problema ou de conceber um trabalho criativo.
Cronograma e Gráfico de Gantt
O Cronograma é um documento com o encadeamento das tarefas que serão executadas com base no que foi planejado, com responsabilidades, datas de início e término e até a maneira de como vamos avaliar o progresso de execução. Um Gráfico de Gantt é uma representação visual e mais amigável do próprio Cronograma.
O Brainstorm e sua Importância
O Brainstorm é o compartilhamento de idéias para solucionar um problema, sua utilização dentro dos processos de melhoria de qualidade deve ser encorajada por motivos importantes, tais como: Você pode não saber tudo sobre como um departamento funciona, o porquê das coisas serem feitas assim e quais lições aprendidas foram usadas para definir um determinado procedimento. Os que participam do Brainstorm podem contribuir com a verdadeira natureza do problema e com idéias para resolvê-lo. Envolver membros da equipe também ajuda no comprometimento para com Programas de 5s e outros. Outro ponto importante é que os envolvidos podem até possuir conhecimento de como resolver determinados problemas através das lições aprendidas em empresas por onde passaram, assim evitamos "reinventar a roda".
O Cronograma e sua Importância
Um problema cuja solução exija planejamento, necessariamente, ao término desse planejamento, deverá conter algum tipo de Cronograma . Por mais simples que seja o Cronograma, sem relacionar o que precisa será feito, não há como compartilhar a sequência em que as ações serão executadas entre todos os envolvidos. Pior ainda, não há como fazer a gestão desse planejamento, controlar progresso, prazos e até custos. No entanto, é importante observar que um Cronograma por si só não garante o sucesso na execução de um plano de ação, porque é preciso que os responsáveis monitorem se o que foi planejado está sendo executado e cobrem os responsáveis, se necessário. Certamente, a ausência de um Cronograma aumenta muito a probabilidade de fracasso de um plano de ação.
O Gráfico de Gantt e sua Importância
Um Gráfico de Gantt é, de fato, uma representação gráfica e simplificada do próprio Cronograma. Ele é uma representação gráfica das tarefas, numa linha de tempo, com indicativos de progresso e sinalizações de atraso ou não. Gráficos são melhor compreendidos em reuniões de apresentação e comitês, pois fica claro onde e quando as "coisas precisam acontecer" e quando o planejado precisa estar concluído.
Juntando Tudo
Se juntarmos tudo, temos que um plano de ação é um documento produzido com a participação de envolvidos, que forneceram sugestões, dados, datas e conhecimento, e que resultou em um Cronograma de tarefas a serem executadas, com responsabilidades, datas, instruções e custo. Tudo dentro do processo de melhoria contínua, o PDCA.
Um bom plano de ação começa com as respostas seguindo o padrão 5W2H , e sim, o custo é importante também porque o financiador do processo de melhoria da qualidade é quem vai custear o que será feito. Tudo tem um custo, inclusive as horas de colaboradores empregadas nas ações. Um plano de ação sempre é melhor apresentado quando acompanhado de um Gráfico de Gantt, pois são nas reuniões de comitê onde serão aprovados e priorizados os planos de ação.
Ferramentas de PDCA
Explanamos o conceito de Plano de Ação e também técnicas que viabilizam o PDCA, agora vamos abordar ferramentas. Apesar da existência de uma linha tênue entre técnicas e ferramentas, as técnicas descrevem os procedimentos dentro das fases do PDCA, enquanto que as ferramentas devem viabilizar tais procedimentos. Um exemplo comum é que precisamos desenvolver um Cronograma, que é a técnica. Uma planilha pode ser uma ferramenta simples de confecção deste mesmo Cronograma.
Investir em ferramentas que viabilizam o PDCA permitirá que você, não apenas melhore a confecção e gestão de planos de ação, faz auditorias, coleta informações e as analisa, mas também que você economizará, entre outros custos, o tempo dos seus recursos. Lembre-se: TEMPO É DINHEIRO.
Os diferentes cenários com equipes de qualidade dentro das organizações são definidos pelo tamanho das mesmas, abundância de recursos e, do quanto as diretorias estão comprometidas e conscientes da importância e dos benefícios da gestão da qualidade.
Um bom exemplo de cenário de equipes de qualidade dentro das organizações é onde há uma equipe dedicada para planejamentos, treinamentos, compilações de informações e demais tarefas de qualidade. Mas é preciso lembrar que as áreas acompanhadas nem sempre dispõem de pessoal dedicado. É comum que as tarefas de qualidade sejam divididas entre os membros dos departamentos. Uma ferramenta de PDCA deve ajudar todos na coleta de informações, compilação de resultados, montagens de planos de ação e na produtividade geral dos processos de melhoria contínua.
Ferramentas Necessárias
Nesta etapa você deverá decidir como registrará as medições. Se em planilhas, e-mails, formulários impressos ou eletrônicos, etc.
Existem ferramentas no Mercado com modelos prontos e que facilitam a implantação e execução de planos de melhoria da qualidade.
Para fazer uma inspeção 5s com o Infocapta, basta selecionar o modelo pronto, que possui os 5 sensos com todos os indicadores relacionados e distribuídos entre as seções.
O modelo pronto já possui uma seção inicial onde você poderá registrar a data da inspeção, o gerente e também os departamentos da sua empresa onde se pretende fazer a verificação. Os departamentos, bem como os indicadores e pontuações são customizáveis e você também poderá criar um modelo próprio, adequado às suas necessidades.
Você poderá assinalar se os itens estão em conformidade, tirar fotos dos itens conflitantes como prova e ditar observações de detalhes que constatar. Tudo ficará registrado no laudo de 5s departamental. Ainda como um plus, a ferramenta permite diferentes análises, tabulação dos resultados, apresentação em gráficos e visualização das unidades auditadas em mapas geográficos.
Mais do que um simples questionário 5s, o Infocapta fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.
Destaques da Ferramenta
- Estrutura Organizacional e Departamentos;
- Checklist eletrônico customizável;
- Registra evidências fotográficas;
- Registra comentários e Pendências;
- Planos de Ação;
- Coleta assinatura eletrônica;
- Emite laudo com fotos, observações e conformidades;
- Inteligência Artificial Analítica;
- Gráficos e relatórios;
- Planilhas;
- Atividade em modo Off-line;
A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA.
O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.
O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.
Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.
Para você usar o aplicativo, deverá criar uma conta e instalar o app compatível com seu celular ou tablet. Há contas adequadas para o tamanho da sua empresa e você poderá fazer uma degustação, sem compromisso.
Você pode aprender mais sobre os benefícios do Infocapta aqui.
Conclusão
Nesta matéria, procurei contribuir para esclarecer o que são Planos de Ação e como são utilizados dentro do ciclo de PDCA. Se esta matéria foi útil a você, considere compartilhá-la nas redes sociais. Muito obrigado e até a próxima.