A Importância da Análise dos Resultados das Auditorias 5S

Introdução

A análise comparativa entre auditorias 5S, corrente e anterior, assume um papel fundamental no sucesso do Gerenciamento da Gestão de Qualidade. Amparada por doutrinas de qualidade, essa análise oferece uma visão abrangente da evolução da organização, iluminando pontos fortes, áreas passíveis de aprimoramento e tendências ao longo do tempo. A análise comparativa pode ser utilizada em diferentes níveis de granularidade. Por meio de amostragem ou seleção criteriosa, é possível realizar comparações no nível da unidade auditada, Entre sensos ou Outras classificações. Um exemplo de aplicação da análise comparativa é a investigação de ocorrências de baixa performance em um indicador específico, correlacionando-as com a localização geográfica dos escritórios da empresa. Essa análise pode revelar a necessidade de implementar ações corretivas direcionadas a regiões específicas. Neste artigo elencaremos, concisamente, os benefícios, níveis, ferramentas necessárias, ferramenta recomendada, recomendações e links sobre o assunto.

Benefícios da análise comparativa

Uma análise comparativa em auditorias é um processo que envolve a comparação dos resultados de duas ou mais auditorias para identificar diferenças e tendências. Isso pode ser feito para avaliar o progresso ao longo do tempo, Identificar áreas de risco e Benchmarking. Com ela é possível:

Avaliação da efetividade

• Quantifica o progresso em cada um dos sensos 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke).
• Identifica áreas que demonstram melhora consistente e áreas que exigem atenção especial.

Identificação de tendências

• Permite visualizar o progresso ao longo do tempo, revelando tendências positivas ou negativas.
• Auxilia na previsão de desafios futuros e na implementação de medidas proativas.

Melhoria contínua

• Fornece insights valiosos para aprimorar o programa 5S e direcionar recursos de forma eficiente.
• Permite a identificação de oportunidades para otimizar processos e aumentar a produtividade.

Motivação e reconhecimento

• Demonstra aos colaboradores o impacto positivo de seus esforços.
• Reconhece as equipes e indivíduos que alcançam resultados excepcionais.

Detalhes da análise comparativa

No contexto de auditorias, a análise comparativa envolve a comparação de resultados entre duas ou mais auditorias para identificar diferenças, tendências e áreas de melhoria. Os detalhes da análise comparativa variam de acordo com os objetivos específicos da auditoria, mas geralmente incluem a definição de comparação com outras unidades auditadas, outros departamentos, discrepâncias entre sensos e procurar correlações entre os problemas identificados. Eis algumas comparações:

Comparação por senso

• Analisar o progresso em cada senso (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) individualmente.
• Identificar áreas com maior e menor progresso em cada senso.

Comparação por área

• Analisar o progresso em cada área da organização (departamentos, seções, etc.).
• Identificar áreas com melhor e pior desempenho geral.

Comparação por indicador

• Analisar cada indicador utilizado na auditoria (ex: nível de organização, limpeza, etc.).
• Identificar indicadores com maior e menor evolução.

Análise de causa raiz

• Investigar as causas por trás de resultados positivos e negativos.
• Implementar medidas corretivas para eliminar causas de problemas.

Tendências e previsões

• Identificar tendências de progressão ou estagnação ao longo do tempo.
• Prever desafios futuros e implementar medidas proativas.

Ferramentas para análise

Para estas comparações, são necessárias ferramentas que possibilitem a tabulação das informações. Se nenhum sistema de gestão da qualidade estiver disponível, o consultor de qualidade poderá fazer uso de planilhas, relatórios externos e produzir artefatos capazes de suprir a direção da organização com dados compilados e demonstrativos visuais sobre as deficiências, necessidades e progressos. As seguintes ferramentas são necessárias:

Gráficos e tabelas

• Visualizar o progresso de forma clara e concisa.
• Identificar tendências e padrões facilmente.

Benchmarks

• Comparar o desempenho com outras empresas ou departamentos.
• Identificar áreas de oportunidade para melhoria.

Software de gestão 5S

• Automatizar a coleta e análise de dados.
• Gerar relatórios personalizados e painéis de controle.

Ferramentas Necessárias

Nesta etapa você deverá decidir como registrará as medições. Se em planilhas, e-mails, formulários impressos ou eletrônicos, etc.

Existem ferramentas no Mercado com modelos prontos e que facilitam a implantação e execução de planos de melhoria da qualidade.

Para fazer uma inspeção 5s com o Infocapta, basta selecionar o modelo pronto, que possui os 5 sensos com todos os indicadores relacionados e distribuídos entre as seções.

O modelo pronto já possui uma seção inicial onde você poderá registrar a data da inspeção, o gerente e também os departamentos da sua empresa onde se pretende fazer a verificação. Os departamentos, bem como os indicadores e pontuações são customizáveis e você também poderá criar um modelo próprio, adequado às suas necessidades.

Você poderá assinalar se os itens estão em conformidade, tirar fotos dos itens conflitantes como prova e ditar observações de detalhes que constatar. Tudo ficará registrado no laudo de 5s departamental. Ainda como um plus, a ferramenta permite diferentes análises, tabulação dos resultados, apresentação em gráficos e visualização das unidades auditadas em mapas geográficos.

Mais do que um simples questionário 5s, o Infocapta fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.

Destaques da Ferramenta

• Estrutura Organizacional e Departamentos;
• Checklist eletrônico customizável;
• Registra evidências fotográficas;
• Registra comentários e Pendências;
• Planos de Ação;
• Coleta assinatura eletrônica;
• Emite laudo com fotos, observações e conformidades;
• Inteligência Artificial Analítica;
• Gráficos e relatórios;
• Planilhas;
• Atividade em modo Off-line;

A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA.

O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.

O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.

Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.

Para você usar o aplicativo, deverá criar uma conta e instalar o app compatível com seu celular ou tablet. Há contas adequadas para o tamanho da sua empresa e você poderá fazer uma degustação, sem compromisso.

Você pode aprender mais sobre os benefícios do Infocapta aqui.

Recomendações para análise eficaz

Listamos algumas recomendações e artigos relacionados para o leitor aprofundar-se no assunto:

Definir indicadores chave de desempenho (KPIs)

• Selecionar indicadores relevantes para o programa 5S e a organização.
• Monitorar e analisar os KPIs regularmente.

Realizar auditorias com frequência regular

• Estabelecer uma periodicidade adequada para as auditorias (mensal, trimestral, etc.).
• Garantir a comparabilidade dos resultados entre as auditorias.

Envolver todos os colaboradores

• Divulgar os resultados das auditorias a todos os colaboradores.
• Incentivar a participação e o feedback dos colaboradores.

Utilizar ferramentas de análise

• Empregar ferramentas para facilitar a análise e visualização dos dados.
• Obter insights mais profundos sobre o desempenho do programa 5S.

Metologia 5s / Checklist 5s - Recomendações de Leitura

O que é a metodologia 5s e como ela é utilizada com Checklists

8 Perguntas para Incluir no seu Checklist de Auditoria de Processo

Conclusão

Ao implementar uma análise comparativa robusta e focada nas doutrinas de qualidade, as organizações podem fortalecer seu programa 5S, alcançar resultados mais expressivos e construir uma cultura de qualidade duradoura.