Checklist Auditoria Interna Programa 5s

Resenha

Investir na qualidade de vida do ambiente de trabalho, conciliando de maneira inteligente e bem balanceada os interesses da empresa com o dos trabalhadores, é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários. Ao melhorar os diversos processos pelos quais as relações dentro e fora do escritório acontecem, a satisfação pessoal de todos os funcionários com o seu emprego melhora e a empresa se beneficia como um todo.

Etapa de Planejamento

Os checklists de auditoria devem traduzir os critérios da sua auditoria em perguntas. Assim, antes de pensar em montar as perguntas, você precisa conhecer bem o seu critério. Então, consequentemente, você não conseguirá fazer boas perguntas se não conhecer o critério que está auditando. Portanto, antes de mais nada: estude e saiba muito sobre o seu critério de auditoria.

O critério é, geralmente, a norma que você vai auditar. Pensando em uma norma de gestão, por exemplo, ela representa um conjunto de boas práticas que já foram consolidadas em outras empresas e que são aceitas pelo mercado. Assim, seu trabalho será entender se a operação da sua empresa é aderente às boas práticas que estão descritas nos seus critérios de auditoria.

Após o domínio dos conceitos da metodologia que se deseja aplicar, será na etapa de Planejamento em que os tais conceitos dominados nortearam as próximas etapas, no delineamento de critérios, objetivos e questões.

Também é na etapa de Planejamento onde se definem os ciclos de inspeção e as metas de longo prazo.

Etapa de Objetivos

É preciso ter uma tábua de objetivos a serem alcançados e variantes que definem as aferições dos realizados. Os objetivos precisam ser reais, alcançáveis e de acordo com o estágio atual percebido de controle de qualidade da organização. Definir objetivos demasiadamente distantes ou inalcançáveis é certeza de fracasso na implantação de ciclos de melhoria da qualidade.

Etapa de Métricas

As métricas são as atribuições de pontuações de acordo com os graus de conformidade dos itens que serão aferidos. Cada resposta deve ter uma nota atribuída de modo que se possa calcular progressos e a constituição de um ranking bem como de gráficos e demais dados estatísticos.

Ferramentas Necessárias

Nesta etapa você deverá decidir como registrará as medições. Se em planilhas, e-mails, formulários impressos ou eletrônicos, etc.

Existem ferramentas no Mercado com modelos prontos e que facilitam a implantação e execução de planos de melhoria da qualidade.

Para fazer uma inspeção 5s com o Infocapta, basta selecionar o modelo pronto, que possui os 5 sensos com todos os indicadores relacionados e distribuídos entre as seções.

O modelo pronto já possui uma seção inicial onde você poderá registrar a data da inspeção, o gerente e também os departamentos da sua empresa onde se pretende fazer a verificação. Os departamentos, bem como os indicadores e pontuações são customizáveis e você também poderá criar um modelo próprio, adequado às suas necessidades.

Você poderá assinalar se os itens estão em conformidade, tirar fotos dos itens conflitantes como prova e ditar observações de detalhes que constatar. Tudo ficará registrado no laudo de 5s departamental. Ainda como um plus, a ferramenta permite diferentes análises, tabulação dos resultados, apresentação em gráficos e visualização das unidades auditadas em mapas geográficos.

Mais do que um simples questionário 5s, o Infocapta fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.

Destaques da Ferramenta

• Estrutura Organizacional e Departamentos;
• Checklist eletrônico customizável;
• Registra evidências fotográficas;
• Registra comentários e Pendências;
• Planos de Ação;
• Coleta assinatura eletrônica;
• Emite laudo com fotos, observações e conformidades;
• Inteligência Artificial Analítica;
• Gráficos e relatórios;
• Planilhas;
• Atividade em modo Off-line;

A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA.

O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.

O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.

Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.

Para você usar o aplicativo, deverá criar uma conta e instalar o app compatível com seu celular ou tablet. Há contas adequadas para o tamanho da sua empresa e você poderá fazer uma degustação, sem compromisso.

Você pode aprender mais sobre os benefícios do Infocapta aqui.

Conclusão

Nesta matéria, procurei traçar um caminho lógico e suave para a implantação de ciclos de qualidade, abordando alguns passos e também apresentando as etapas mais complicadas e seus conceitos. É fácil confeccionar um checklist de Inspeção 5s. Desde que antes você invista tempo em compreender seus conceitos, estude a melhor forma de aplicá-los em sua organização e faça um planejamento das metas de curto, médio e longo prazos.