O que é a metodologia 5s e como ela é utilizada com Checklists

Princípios do 5S

O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina. Vejamos separadamente os conceitos de cada um dos 5S:

1) SEIRI – Senso de Utilização

Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados.

- Ganho de espaço

- Facilidade de limpeza e manutenção

- Melhor controle de estoque

- Redução de custos

- Preparação do ambiente para aplicação de outros conceitos 5S

2) SEITON – Senso de Organização

O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Podemos identificar como resultados do senso de organização:

- Economia de tempo;

- Facilidade de localização de ferramentas;

- Redução de pontos inseguros.

3) SEISO – Senso de Limpeza

A tradução para a palavra Seiketsu é limpeza. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes, etc. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado:

- Ambiente saudável e agradável;

- Redução da possibilidade de acidentes;

- Melhor conservação de ferramentas e equipamentos;

- Melhoria nas relações interpessoais.

4) SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

- Facilidade de localização e identificação de objetos e ferramentas;

- Equilíbrio físico e mental;

- Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc);

- Melhoria nas condições de segurança.

5) SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento. Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos princípios 5S é possível que se tenha:

- Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho;

- Trabalho diário agradável;

- Melhoria nas relações humanas;

- Valorização do ser humano;

- Cumprimento de procedimentos operacionais e administrativos;

A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças. Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto, médio e longo prazo.

Os segredos dos 5s

Neste exemplo, a iniciação do método 5S seguiu um roteiro já conhecido e aplicado em várias empresas do Grupo. Veremos a seguir a exposição cronológica das etapas de implantação, acompanhe:

a) Definir o escopo do programa.

Visando a manutenção do foco principal e obtenção de sucesso na implantação, é necessário definir quais as áreas a serem focadas na primeira etapa, aquelas com maior urgência. Esta definição é feita pelo comitê 5S, grupo formado por funcionários da empresa, cuja função é multiplicar conhecimentos sobre o 5S, monitorar a execução do Programa e avaliar os resultados obtidos.

b) Mapeamento e divisão da empresa em áreas.

Esta etapa visa a divisão da empresa em células para que se torne mais fácil o controle da implantação e a realização das auditorias.

c) Realização de treinamento de capacitação dos auditores de 5S

Para garantir o bom nível e a confiabilidade das auditorias, é necessário realizar o treinamento de capacitação de funcionários escolhidos como auditores de 5S. Existe ainda a necessidade que a empresa realize ao longo dos meses novos treinamentos buscando capacitar cada vez mais os funcioários a realizarem as próximas auditorias.

d) Realização e manutenção de registros fotográficos .

Com o intuito de garantir um histórico da implantação do 5S na empresa, realiza-se em cada setor o registro de fotos que serão posteriormente utilizadas nas apresentações dos resultados e sensibilização dos funcionários nos treinamentos, jornal interno e divulgações em geral.

e) Definição de padrões de identificação e marcações.

Visando assegurar o cumprimento do senso de padronização deve-se definir padrões a serem utlizados por toda a organização a fim de que se tornem unificadas as identificações de arquivos, pastas, armários, gavetas, etc.

f) Desenvolvimento de material informativo e treinamentos de 5S .

Caso a empresa tenha recursos financeiros suficiente, atingir a todos os funcionários da empresa com cartilhas de instrução e apresentações é muito válido. O objetivo é capacitar 100% do efetivo da organização para garantir que todos tenham conhecimento dos conceitos e capacidade de executá-los.

g) Programação e execução da semana de lançamento do Programa 5S .

Para garantir que todas as atividades planejadas para a semana de lançamento do Programa sejam realizadas com sucesso, é necessária a definição das áreas de descarte para o dia D (dia em que se colocou em prática o Programa 5S, a começar pelos 3 primeiros conceitos: seleção,ordenação e limpeza).

O dia D é marcado pela verificação e descarte de todos os materiais considerados inúteis ou desnecessários para realização das atividades. Para descarte destes materiais utiliza-se vários pontos da empresa demarcados e identificados como áreas de descartes onde os funcionários depositarão os materiais para posteriormente serem remanejados ou arrematados em leilões internos.

h) Planejamento e realização dos ciclos de auditorias de 5S .

Para verificação das medições e resultados obtidos deve-se elaborar uma escala onde cada dupla de auditores ficará responsável por uma determinada área da empresa auditando no primeiro ciclo os pontos referentes aos 3 primeiros sensos. No fim das auditorias todos auditores têm como responsabilidade a elaboração do relatório para que seja possível garantir a qualidade e confiabilidade do ciclo de auditorias e divulgação dos pontos positivos e negativos às áreas auditadas.

i) Divulgação dos resultados das auditorias de 5S e premiação dos melhores desempenhos .

A divulgação dos resultados das auditorias pode ser feita através de e-mails, jornal interno e quadros de gestão à vista por toda a empresa. A exposição dos resultados é necessária para que todos os funcionários saibam o desempenho alcançado por seus respectivos setores, e também funciona como incentivo à busca por resultados cada vez melhores.

j) Elaboração de planos de ação.

Após a realização das auditorias os problemas encontrados devem ser tratados através de reuniões para a elaboração de um plano de ação no formato 5W2H com a definição das ações, prazos e responsabilidades necessárias para a resolução dos problemas identificados e manutenção dos benefícios adquiridos após a implantação do 5S na empresa.

Ferramentas Necessárias

Nesta etapa você deverá decidir como registrará as medições. Se em planilhas, e-mails, formulários impressos ou eletrônicos, etc.

Existem ferramentas no Mercado com modelos prontos e que facilitam a implantação e execução de planos de melhoria da qualidade.

Para fazer uma inspeção 5s com o Infocapta, basta selecionar o modelo pronto, que possui os 5 sensos com todos os indicadores relacionados e distribuídos entre as seções.

O modelo pronto já possui uma seção inicial onde você poderá registrar a data da inspeção, o gerente e também os departamentos da sua empresa onde se pretende fazer a verificação. Os departamentos, bem como os indicadores e pontuações são customizáveis e você também poderá criar um modelo próprio, adequado às suas necessidades.

Você poderá assinalar se os itens estão em conformidade, tirar fotos dos itens conflitantes como prova e ditar observações de detalhes que constatar. Tudo ficará registrado no laudo de 5s departamental. Ainda como um plus, a ferramenta permite diferentes análises, tabulação dos resultados, apresentação em gráficos e visualização das unidades auditadas em mapas geográficos.

Mais do que um simples questionário 5s, o Infocapta fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.

Destaques da Ferramenta

• Estrutura Organizacional e Departamentos;
• Checklist eletrônico customizável;
• Registra evidências fotográficas;
• Registra comentários e Pendências;
• Planos de Ação;
• Coleta assinatura eletrônica;
• Emite laudo com fotos, observações e conformidades;
• Inteligência Artificial Analítica;
• Gráficos e relatórios;
• Planilhas;
• Atividade em modo Off-line;

A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA.

O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.

O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.

Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.

Para você usar o aplicativo, deverá criar uma conta e instalar o app compatível com seu celular ou tablet. Há contas adequadas para o tamanho da sua empresa e você poderá fazer uma degustação, sem compromisso.

Você pode aprender mais sobre os benefícios do Infocapta aqui.

Conclusão

Bem pessoal, as etapas apresentadas acima podem dar a impressão de complexidade ao processo, porém mesmo com as ferramentas de conceitos mais simples, como é o 5S, é necessário adotar uma implantação bem estruturada para que os resultados sejam sólidos e principalmente duradouros.